理事会に出席する前に

管理規約を確認したい

　新築マンションに入居して数ヶ月経ったころ「○○団地管理組合設立総会のご案内」というチラシと「理事就任のお願い」の文書がポストされ焦っている（←大抵の人はそうなります）人も多いでしょう。マンションの管理組合の理事とか、学校のPTAの役員になれとかというのは、鼻から嫌だと思っている人も多いと思います。が、実はそんなに嫌うことでもない。

　PTAの役員になれば、担任の先生と話したり、子供の様子を度々見る楽しみもあります。

マンション管理組合の理事は、自分がこれから暮らしていくマンションをよくしていく、夢のある仕事です。

理事の仕事とは？

　入居時（か、管理組合の設立総会時）に配布された管理規約の第6章第1節の最初、第32条か第34条か第36条に書いてあるので見てみてください。

第32条 管理組合は、建物並びにその敷地及び附属施設の管理のため、次の各号に掲げる業務を行う。

一 管理組合が管理する敷地及び共用部分等（以下本条及び第４８条において「組合管理部分」という。）の保安、保全、保守、清掃、消毒及びごみ処理

二 組合管理部分の修繕

三 長期修繕計画の作成又は変更に関する業務及び長期修繕計画書の管理

四 建替え等に係る合意形成に必要となる事項の調査に関する業務

五 適正化法第103条第1項に定める、宅地建物取引業者から交付を受けた設計図書の管理

六 修繕等の履歴情報の整理及び管理等

七 共用部分等に係る火災保険、地震保険その他の損害保険に関する業務

八 区分所有者が管理する専用使用部分について管理組合が行うことが適当であると認められる管理行為

九 敷地及び共用部分等の変更及び運営

十 修繕積立金の運用

十一 官公署、町内会等との渉外業務

十二 マンション及び周辺の風紀、秩序及び安全の維持、防災並びに居住環境の維持及び向上に関する業務

十三 広報及び連絡業務

十四 管理組合の消滅時における残余財産の清算

十五 その他建物並びにその敷地及び附属施設の管理に関する業務

実は理事長が結構大変な仕事です

第38条 理事長は、管理組合を代表し、その業務を統括するほか、次の各号に掲げる業務を遂行する。

一 規約、使用細則等又は総会若しくは理事会の決議により、理事長の職務として定められた事項

二 理事会の承認を得て、職員を採用し、又は解雇すること。

２ 理事長は、区分所有法に定める管理者とする。

３ 理事長は、通常総会において、組合員に対し、前会計年度における管理組合の業務の執行に関する報告をしなければならない。

４ 理事長は、○か月に１回以上、職務の執行の状況を理事会に報告しなければならない。

５ 理事長は、理事会の承認を受けて、他の理事に、その職務の一部を委任することができる。

６ 管理組合と理事長との利益が相反する事項については、理事長は、代表権を有しない。この場合においては、監事又は理事長以外の理事が管理組合を代表する。

 この第38条以外にも管理規約のあちこちに「理事長は‥‥‥しなければならない」という文言が出てきます。管理規約にある「すべきこと」の全部はとてもできないので、少しずつでも何年かかけてできるようにしていくくらい、ほどほどに頑張るくらいにしておかないと燃え尽きてしまいます。無理をしないようにしましょう。

理事会であるとよい仕事

　理事長は、理事に「区分所有者の共同の利益を増進し、良好な住環境を確保することを目的」とする業務を委託します。特に理事会であると良い業務がいくつかあります。

・「防災」「広報」「建物の維持管理」「管理計画認定対応」

はぜひあった方が良い分担業務です。

　大抵のマンションでは消防法により防火管理者を置き、年一回の防災訓練をすることが義務づけられています。防火管理者の資格は日本防火・防災協会が主催する防火・防災講習を受講することで取得できます。管理会社との契約内容にもよりますが、理事の1人が防災担当となり、管理組合が費用を出して防火管理者の資格をとってもらうことが多いようです。

　建物の維持管理は、管理組合の大変重要な仕事の一つです。建物の動いている部分、揚水ポンプや、浄化槽、自動ドアなどは壊れたりしますし、鉄の部分は錆が出ます。外壁の特にシーリングは劣化すると雨水が躯体にまで浸透し、躯体の強度が低下し危険な状態になります。屋上の防水も劣化すると雨漏りの原因になります。

　日々の点検は管理会社が行ってくれますが、十数年に一度よく行われるのが大規模修繕です。大きなお金が出ていくことなので、計画的に進めることが大切です。

　2023年から本格的に始まった「管理計画認定制度」というものがあります。正にそのマンションがよく管理されているかを認定するもので、認定されるということは管理的には「良いマカンション」とオーソライズされるということです。認定されることで「マンションすまい・る債」の利率が上乗せされたり、認定マンションを購入する人が融資を受ける際にフラット35の金利が優遇されたりします。

　理事会を進めていくうちに、理事会で決めた内容や、抱えている問題をどう住民の皆さんに知らせるかがじわっと問題になってきます。理事会は結構仕事があるのに、何にもしていないと思っている人たちもいます。区分所有者である以上、本人も管理組合の一員（だから、マンションを住みよくしていくのは本人にも責任がある）のに、外部の口コミサイトにマンションの批判ばかり書き込んでいる人もいます。

　この管理組合の仕事の成果などを、メールがいいのか、ポストがいいのか、掲示板に貼るのがいいのか、色々な方法はありますが、大変な手間がかかったり、個人情報保護の問題もあって、そう簡単によい方法が見つかりません。そこを知恵を絞って住民の皆さんに伝えるのが広報の役割と言えます。

それ以外はとりあえずなんでもやってみよう

　それ以外はこの目的に沿った業務であれば結構なんでもできます。しばらくマンションに暮らしていると「ここは改善したい」という思いが出てくるものです。

　自分がそれを改善したいと思えば、それを理事会で「私はこの業務を担当します」とか「してみたい」と手を挙げればいいのです。中庭の植栽をもっと良くしたいとか、駐車場が空いてるから２台借りれるようにしたいとか、ロビーは閑散としているから有効活用できないかなとか。管理組合の目的に沿った活動で、理事会の承認が得られれば、とりあえずは何でもありです。だから前の日は、自分のアイデアでより素晴らしくなったマンションの夢をみたいものです。

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管理組合関係の書籍は多く出ていますが、その大本である国交省のサイトや制度について正しく理解した上で読まないとトンデモ解釈になったりします。気難しい内容ですが、頑張って目を通すといいでしょう。